Negli ultimi anni, il business travel è stato soggetto a significative trasformazioni, con un’attenzione crescente verso l’ottimizzazione dei costi e l’adozione di pratiche più sostenibili. Dopo il periodo di pandemia che ha visto una riduzione drastica dei viaggi e dei relativi costi, le aziende stanno tornando a mettere a fuoco il tema del business travel, cercando soluzioni innovative per massimizzare il valore delle trasferte di lavoro.
Di recente, ho partecipato al convegno dell’Osservatorio del Politecnico di Milano dedicato al Business Travel, dove sono emerse diverse evidenze interessanti che delineano un panorama in evoluzione.
Ritorno ai Livelli Pre-Covid
Dai risultati della ricerca condotta dall’Osservatorio emerge che nel 2023, la spesa delle imprese italiane per il business travel è tornata sopra i livelli pre-covid, con un ammontare totale che si aggira sui 21 miliardi di euro. Le prospettive per il 2024 indicano un ulteriore aumento, con una previsione di spesa che si avvicina ai 25 miliardi di euro.
Questo recupero dei livelli di spesa indica un graduale ritorno alla normalità anche se il numero totale di trasferte per lavoro rimane inferiore rispetto al 2019. Questo fenomeno può essere attribuito a dinamiche legate all’inflazione e all’aumento dei costi di viaggio e trasferta, che spingono le aziende a intraprendere nuovamente iniziative volte ad ottimizzare gli investimenti in viaggi di lavoro.
Focus sulla Sostenibilità: Green Travel Policy
Inoltre, emerge chiaramente che la sostenibilità sta diventando un fattore sempre più determinante nelle scelte aziendali in merito ai viaggi di lavoro. Secondo la ricerca dell’Osservatorio, il 66% delle aziende ha intrapreso azioni concrete per promuovere la sostenibilità nei viaggi di lavoro, ad esempio selezionando fornitori attenti all’ambiente e partecipando a programmi di compensazione della CO2 emessa.
In particolare, il 14% delle aziende ha dichiarato di aver adottato una “green travel policy”, che include il monitoraggio delle emissioni prodotte durante i viaggi di lavoro con l’obiettivo di ridurre le emissioni di CO2. Questa tendenza riflette una crescente consapevolezza dell’impatto ambientale dei viaggi di lavoro e un impegno concreto verso pratiche più sostenibili.
Dati e analytics come asset strategico per migliorare i processi
Sempre dalle evidenze della ricerca emerge come oltre la metà delle aziende analizzate ha in qualche modo adottato sistemi per l’analisi dei dati relatii ai viaggi.
I dati sono diventati un asset strategico per le aziende che vogliono ottimizzare il business travel e massimizzare il valore derivante dalle trasferte dei dipendenti. Grazie all’analisi approfondita dei dati le aziende possono prendere decisioni informate per ottimizzare la travel policy, gestire i budget per le trasferte future, monitorare le emissioni di CO2 e identificare opportunità per ottimizzare i costi.
Un esempio concreto: il case study con un cliente
Recentemente, ho collaborato con un’importante azienda italiana con diverse sedi internazionali e un grande numero di dipendenti viaggiatori. Attraverso un’analisi dettagliata dei dati e l’utilizzo di strumenti di business intelligence, siamo stati in grado di identificare le aree di maggiore criticità e proporre “raccomandazioni data-driven” volte ad ottimizzare la travel policy, tra le quali:
- la revisione della lista dei fornitori convenzionati con tariffe corporate
- la revisione delle politiche di early booking
- l’identificazione di reali soluzioni di viaggio maggiormente sostenibili
Queste raccomandazioni hanno indirizzato non solo il tema della riduzione dei costi complessivi delle trasferte, ma anche la riduzione dell’impronta ecologica dell’azienda, supportando così i suoi obiettivi di sostenibilità.
In sintesi, l’analisi dei dati si sta rivelando un’alleata fondamentale per le aziende che vogliono massimizzare il valore del business travel integrando i dati nei processi decisionali con un particolare focus su:
Ottimizzazione della Travel Policy: L’analisi dei dati storici consente alle aziende di valutare l’efficacia della loro travel policy esistente e apportare le modifiche necessarie per massimizzare il valore e ridurre i costi. Identificare le aree in cui i dipendenti spendono di più e confrontare queste spese con le politiche esistenti può rivelare opportunità di ottimizzazione. Ad esempio, se i dipendenti tendono a prenotare alloggi al di fuori dei fornitori convenzionati, l’azienda potrebbe rivedere le sue politiche di prenotazione per incentivare l’utilizzo di fornitori convenzionati.
Gestione dei Budget per le Trasferte Future: L’analisi inoltre, congiuntamente ad algoritmi predittivi può essere utilizzata per previsioni accurate dei budget futuri per le trasferte. Questo permette alle aziende di pianificare in modo più efficiente e evitare sorprese nei costi. Inoltre, identificare le tendenze di spesa dei dipendenti può aiutare le aziende a stabilire budget più realistici e adottare politiche di approvazione delle spese più efficaci.
Monitoraggio delle Emissioni di CO2 e Avanzamento verso i Target di Riduzione: L’analisi dei dati dei viaggi consente alle aziende di calcolare le emissioni totali di CO2 prodotte dai viaggi dei dipendenti e monitorare l’avanzamento verso i target di riduzione prefissati. Questo è particolarmente importante per le aziende che si impegnano a ridurre la propria impronta ecologica e adottare pratiche sostenibili.
Identificazione delle Opportunità di Ottimizzazione dei Costi: L’analisi dei dati dei viaggi può rivelare una serie di opportunità per ottimizzare i costi. Ad esempio, identificare le tratte più frequenti e confrontare i costi tra diverse modalità di trasporto (aereo, treno) può aiutare le aziende a prendere decisioni più informate sulle prenotazioni future. Inoltre, analizzare i pattern di prenotazione dei dipendenti può rivelare l’efficacia dell’early booking e individuare le aree in cui possono essere ottenuti risparmi attraverso prenotazioni anticipate.
Cerco di portare la cultura dei dati alle organizzazioni che desiderano potenziare competenze e processi decisionali basati sui di essi. Se siete interessati a esplorare questa opportunità e saperne di più contattatemi.
Massimo Ghetti - ®2026 