Comunicare non è solo una questione di parole

Questa settimana ci sono stati due importanti appuntamenti che non mi sono lasciato scappare. Il primo l’ho seguito in streaming mentre al secondo ho partecipato fisicamente.

Non entro nel merito dei contenuti ma mi soffermo sulla ‘confezione’. La prima presentazione sapeva molto di tradizione e per niente di innovazione e futuro. La location (un’antica aula dell’università di Padova), lo stile di presentazione (una relazione da tipico ricercatore di laboratorio poco avvezzo alle platee o ai media), i termini utilizzati (tavoletta anziché tablet) sono solo alcuni esempi di incongruenza comunicativa, in cui quello che si dice differisce da come lo si dice.

Al secondo evento invece ho seguito la presentazione dei progetti di alcune start-up. Il format utilizzato era quello degli ignite: ogni relatore aveva a disposizione 5 minuti e 20 slide che scorrevano sullo schermo ad una velocità programmata di 15 secondi per slide.

Questo format si è affermato a livello mondiale e la cosa che mi piace particolarmente perché è veloce, innovativo e permette di presentare idee e progetti in modo coinvolgente. Ma può anche indurre facilmente agli errori. Il rischio più grande è di farsi prendere dall’ansia del tempo che scorre, di andare in debito di ossigeno o di dare una raffica di informazioni e pochi messaggi.

L’obiettivo primario della comunicazione è, infatti, far pervenire all’interlocutore il nostro messaggio, e la sua qualità si misura in termini di quanto rimane di quello che diciamo. Se non entriamo nella testa o nel cuore di chi ascolta dobbiamo prenderci la responsabilità della bassa o nulla efficacia.

In entrambe le situazioni, per migliorare la qualità delle presentazioni, avrebbe aiutato l’applicazione di alcune regole base per una comunicazione efficace: l’attenzione al mix verbale-non verbale, la congruenza comunicativa e l’applicazione di uno schema.

Il mix

Spesso si sottovaluta che le parole sono solo una delle componenti che incidono sull’efficacia di una presentazione. Alcuni studi attribuiscono alle parole il peso minore.

L’uso della voce è fondamentale: tono, volume e timbro, ma soprattutto velocità e pause. Si pensi a presentatori professionisti, speaker radiofonici o attori che indugiano alla fine di una frase per far si che il proprio audience assorba le informazioni. Come in questo speech  nel famoso film di Al Pacino “Any Given Sunday” che ho utilizzato talvolta in eventi di coaching della forza vendita.

Poi c’è il linguaggio non verbale: la postura, la gestualità, l’espressione del viso e il contatto visivo raccontano molto più delle parole stesse.

La congruenza

Quando il cosa  ed il come sono in contrasto chi ci ascolta tenderà naturalmente ad assorbire e far prevalere il messaggio non verbale. Si dice che il corpo non mente, e per quanto si possa tentare di celare una distonia, il cervello – che è abituato a rilevare le incongruenze – se ne accorgerà e valuterà quello che sente poco affidabile.

Lo schema

La preparazione di una presentazione – anche se di un solo minuto, ne ho parlato qui – deve sottendere uno schema. Quello maggiormente utilizzato è lo schema di volo: decollo – crociera – atterraggio.

Il decollo è l’apertura della presentazione e come nel volo aereo è – insieme alla fase di atterraggio – quella che presenta maggiori rischi e richiede più impegno ed energia. In questa fase si deve entrare in sintonia con l’interlocutore e catturare la sua attenzione.

La fase di crociera è quella in cui si spiegano i fatti e i numeri, chi si è e cosa si fa. Si racconta il prodotto o il servizio, quale problema si risolve, in cosa si è differenti e perché l’interlocutore dovrebbe essere interessato.

L’atterraggio –fondamentale per evitare disastri – è la chiusura, in cui si riepilogano i punti essenziali e si lancia la call to action, il momento in cui la comunicazione realizza il suo obiettivo di ottenere una presa di coscienza ed una azione da parte dei destinatari.

Per concludere, una presentazione di successo ed una buona impressione dipendono non solo dalle parole ma da tutti quegli elementi, in sintonia tra loro, che possono lasciare agli altri una nostra impronta positiva.